За згодою донаторів надіслані кошти мали бути використані на закупівлю у вітчизняних видавництв книжок для українських бібліотек, фонди яких було пошкоджено чи втрачено внаслідок тимчасової окупації територій України військами російського агресора або постраждали внаслідок бойових дій і які перебувають на підконтрольній українській владі території й за дуже обмежених книжкових фондів мали обслуговувати велику кількість внутрішньо перемішених осіб, що виїхали з окупованих територій та зони бойових дій.

У зв’язку з дією спеціальної Постанови Кабінету Міністрів України № 590, якою бібліотекам було заборонено в умовах воєнного стану використовувати грошові кошти, незалежно від їх походження, на закупівлю книжок, ГС «УАВК» змушена була розробити окрему програму використання надісланих благодійних коштів для закупівлі книжок, яка отримала назву «Книжкові гранти для бібліотек».
Ще одним партнером ГС «УАВК» у реалізації цього проєкту став Благодійний фонд «Бібліотечна країна», який постійно підтримує комунікації з бібліотеками.

Розроблена нами програма передбачала кілька етапів, а саме:
— проведення конкурсу бібліотек та відбір із них тих, які найбільше потребують допомоги книжками;
— проведення конкурсу потенційних постачальників книжок для бібліотек-переможців;
— вибір бібліотеками-переможцями з пропозицій постачальників наборів (далі — пакетів) книжок, які їм більше до вподоби;
— підписання Благодійним фондом «Толока» договорів із постачальниками книжок, пакетні пропозиції яких було обрано бібліотеками-переможцями;
— підписання Благодійним фондом «Толока» договорів із бібліотеками-переможцями щодо передання їм обраних ними пакетів книжок та отримання від них актів приймання-передачі цих книжок;
— після доставки постачальниками бібліотекам обраних ними книжок, що підтверджується актами приймання-передачі, оплата з рахунків БФ «Толока» постачальникам за поставлені ними книжки.

Після вивчення ситуації та її обговорення на засіданні Наглядової Ради ГС «УАВК» було прийнято рішення вважати за оптимальну суму допомоги кожній з обраних бібліотек 30 тис. гривень, що достатньо, з урахуванням нинішньої середньої вартості книжок в Україні, для закупівлі не менш як 90 книжок.

На першому етапі реалізації програми після широкого повідомлення про її початок у всіх доступних інформаційних джерелах ми отримали заявки від 975 бібліотек, які потребують допомоги, з мотиваційним листом, чому саме їм потрібна ця допомога.

Після ретельного вивчення всіх отриманих заявок членами Наглядової Ради ГС «УАВК», експертами БФ «Бібліотечна країна», а також керівниками Національної бібліотеки імені Ярослава Мудрого, Національної бібліотеки України для дітей та Державної бібліотеки України для юнацтва було визначено 30 бібліотек, які, на думку експертів, найбільше потребують допомоги книжками.

У другому етапі програми взяли участь 20 організацій та підприємств-постачальників книжок, які запропонували до вибору 30-ма бібліотеками-переможцями 38 пакетів книжок.

Під час третього етапу бібліотеки-переможці робили свій вибір та поінформували нас про те, який пакет вони обрали. Ми ж, своєю чергою, поінформували про це постачальників.

Після отримання від постачальників підтвердження про їхню готовність відправити обрані пакети бібліотекам-переможцям БФ «Толока» було підписано договори з постачальниками щодо оплати за постачання ними книжок після отримання від бібліотек повідомлень та актів приймання-передачі про доставку їм замовлених книжок.

Кожна з бібліотек після отримання замовлення розміщувала інформацію про це на своїх сайтах і в соціальних мережах, акцентуючи увагу читачів на тому, що вони змогли отримати книжки лише завдяки благодійній фінансовій допомозі організації Helping Ukrainian Books and Booksellers та Канадсько-Української Фундації та Українського національного об’єднання Квебека.

Крім цього, на кожній книзі, доставленій в бібліотеки, наклеєно стікер із позначкою, що оплату здійснено коштом наданої благодійної допомоги.
Станом на 10 липня 2023 року завершено перший етап програми «Книжкові гранти для бібліотек». Кожна з 30 бібліотек отримала книжки на суму 30 тис. гривень, що загалом становило 900 тис. гривень.

Загалом бібліотеки, на відміну від очікуваних 2 700, отримали 3 207 книжок.

Хочемо зазначити, що завдяки наданим коштам не лише бібліотеки отримали книжки, а й видавців, які готували обрані бібліотеками книжки, і постачальників було підтримано фінансово в цей нелегкий для України час.

Висловлюємо глибоку повагу і щиру вдячність, американським та канадським доброчинцям за надану благодійну допомогу, а також сподівання на можливість продовження в найближчій перспективі програми «Книжкові гранти для бібліотек» завдяки підтримці наших зарубіжних колег і партнерів.

Правління ГС «УАВК»

Фото отриманих за Проєктом книжок з фб-сторінки Комунальний заклад "Публічна бібліотека Вишгородської міської ради".